Rechnungsstellung – worauf muss man achten

Juli 19, 2013 by  
Erschienen unter Wissenswertes zu Finanzen

Die Rechnung ist der zentrale Beleg, wenn es darum geht, den Ausgleich zwischen Ware und Geld im Rahmen des Handels zu dokumentieren. Erst mit Hilfe der Rechnungsstellung kann jedes Geschäft überhaupt korrekt abgewickelt werden. Um diese Abwicklung stets zu gewährleisten, existieren eine Reihe von Vorgaben, welche Merkmale eine Rechnung zwingend aufweisen muss.

So existieren seit 2004 genaue, gesetzliche Vorgaben, welche Informationen eine Rechnung aufweisen muss. Diese Regeln müssen zwingend eingehalten werden, um auch vor dem Finanzamt die angegebene Zahlung korrekt zu verbuchen. Im Zweifelsfall wird der erhoffte Vorsteuerabzug verweigert und die in der Rechnung aufgeführte Umsatzsteuer wird vom Finanzamt nicht verrechnet.

Wer also eine korrekte Zahlungsabwicklung mit seinem Kunden gewährleisten möchte und gleichzeitig bei der nächsten Steuererklärung keine Probleme mit seinem zuständigen Finanzamt bekommen möchte, sollte daher einige grundsätzliche Regeln bei der Rechnungsstellung befolgen. Zudem sind die Anforderungen bei der Rechnungsstellung klar und eindeutig vorgegeben. Als oberste Regel gilt dabei, dass jede Rechnung in schriftlicher Form vorliegen muss.

Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung

Bei der Erstellung einer Rechnung existieren somit bestimmte Angaben, die unbedingt auf dem aktuellen Dokument erscheinen müssen. Zunächst gehören die vollständigen Namen und die Anschriften des leistenden Unternehmens und des Empfängers aufgeführt. Auch die eigene Steuernummer oder eine vorhandene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist zwingend auf der Rechnung erforderlich. Natürlich muss auch die Bezeichnung „Rechnung“ vorliegen.

Zudem müssen das aktuelle Ausstellungsdatum sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer auf der Rechnung auftauchen. Anhand dieser Nummer muss jede Rechnung eindeutig identifiziert werden. Darüber hinaus muss die geleistete Leistung bzw. Ware eindeutig beschrieben werden. Ferner müssen die Menge und der genaue Zeitpunkt der erbrachten und der Nettobetrag aufgeführt werden. Liegt eine mögliche Steuerbefreiung vor, muss diese auf der Rechnung vermerkt werden.

Mögliche Rabatte, Boni und Skonti müssen bei der Rechnungsstellung berücksichtigt werden. Ratsam sind auch ein konkretes Zahlungsziel sowie konkrete Angaben für den Empfänger, um den offenen Rechnungsbetrag zu begleichen. Branchenspezifische Pflichtangaben sind ebenfalls zu berücksichtigen.

Kleinbetragsregelung

Eine spezielle Regelung stellt die Kleinunternehmerregelung nach §19 des Umsatzsteuergesetzes dar. Dies stellt eine Vereinfachung bei der Rechnungsstellung dar, wenn ein Unternehmer niedrige Umsätze erwartet, die eine vorgegebene Obergrenze nicht überschreiten. In der Rechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen und es muss ein konkreter Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung vorliegen. Ansonsten müssen alle anderen Pflichtangaben in der Rechnung erfüllt werden.

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